Una pianificazione riflessiva e strategica per la presenza in fiera e negli eventi di settore è essenziali per raggiungere i vostri obiettivi come espositore, massimizzare il ritorno degli invetimenti, sia in termini di denaro che di tempo impiegato.
Il primo passo nel processo è quello di individuare tutte quelle fiere, eventi, manifestazioni e conferenze dove sia possibile raggiungere la maggiore quantità di pubblico che si possa trasfromare in una opportunità di business.
Per farlo bisogno partire dall’intervistare i clienti attuali per conoscere quali sono gli eventi che frequentano maggiormente, quelli più utili, contattare le organizzazioni professionali del settore per avere ulteriori suggerimenti per scegliere.
Le directory online con i calendari delle diverse fiere oppure la locale camera di commercio sono risorse preziose per individuare quali siano le migliori manifestazioni a cui partecipare con il proprio allestimento fieristico.
Una volta trovato l’evento o la fiera che sembra la migliore per generare opportunità commerciali è bene inviare agli organizzatori una richiesta per avere gli elenchi dei fornitori e dei partecipanti del passato per avere una idea della concorrenza e delle possibilità commerciali.
Serve anche avere a disposizione i numeri delle edizioni passate, capire quanto pubblico ha frequentanto la manifestazione, fiera od evento per valutare se ci siano abbastanta opportunità e possibilità di accrescere il proprio business.
Quando avete a disposizione tutte le informazioni sull’evento è necessario creare e stabilire una lista di controllo, checklist, con tutte le cose da ricordare e fare per partecipare efficacemente alla fiera.
Stabilire gli obiettivi che si vogliono raggiungere, devono essere numerici, specifici, misurabili e raggiungibili, possono riguardare un numero minimo di vendite oppure di contatti generati.
Impostare un bilancio economico di entrate ed uscite da pareggiare oppure da portare in positivo con le attività in fiera.
Sviluppare un messaggio coerente per tutte le attività di marketing e di vendita, grafica dello stand, banner, brochure, volantini, pubblicità, presentazioni e qualsiasi altro materiale utile per la promozione.
Studiare, progettare e creare uno stand per fiera in grado di generare un effetto “Wow” che sia in grado di attrarre il maggior numero di persone anche solo con lo sguardo, il design e la grafica devono inviare immediatamente il messaggio di marketing che si vuole trasferire, deve essere come un “cazzotto” diretto, lo studio dell’illuminazione, gli accessori dello stand, i pavimenti, i colori, devono svolgere un ruolo potente di valorizzazione dell’immagine aziendale.
Definire un piano di marketing che comprenda le tre fasi fondamenali: prima, durante e dopo, stimolare i potenziali clienti ad essere presenti in fiera ed infivitarli al vostro stand, dare valore e attenzione alla loro presenza durante l’evento, gestire tutte le attività di follow up nel post fiera per ottimizzare e realizzare vendite aggiuntive.
Prenotare la posizione migliore per il vostro stand fieristico, cercare di garantirsi un posizionamento in una zona ad altro traffico, anche se ha costi maggiori ha possibilità di resa altrettanto elevati.
Tutto il materiale di marketing collaterale deve essere studiato, progettato, realizzato e presente all’interno dello stand, dalle documentazioni di vendita alle schede di prodotto, dai biglietti da visita agli articol promozionali, devono aiutare le persone a mantenere viva la vostra immagine nella loro testa una volta che l’evento si è concluso.
Dovete formare il personale presente allo stand durante la fiera perchè sia in grado di trasmettere efficacemente il vosttro messaggio senza errori, senza titubanza e senza difficoltà.
Preparare strategie di follow up post evento in modo che al termine della fiera lo staff preposto sia in grado di utilizzare al meglio i contatti raccolti e trasformarli in vendite, fatturato e guadagno.
Organizzare il viaggio ed il trasporto, sia del personale che del materiale presente alla fiera, in corretto anticipo e con le dovute precauzioni in modo che all’apertura della manifestazione tutto sia pronto e funzionante.
Queste sono le basi da cui partire per poter sviluppare una presenza di successo all’interno delle fiere di settore, tutti gli elementi vanno valutati per poi essere analizzati successivamente e capire dove eventualmente possano essere migliorati per renderli più efficaci in futuro.
